TIETOSUOJASELOSTE
Kiinteistö Oy Helsingin Iso Paja 29.11.2023
Vuokralaisen työntekijät, muu henkilöstö ja vierailijat
1 YLEISTÄ
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Kiinteistö Oy Helsingin Iso Paja (”Rekisterinpitäjä”) käsittelee henkilötietoja, mitä henkilötietoja
kerätään, mihin tarkoituksiin henkilötietoja käsitellään ja mille tahoille henkilötietoja voidaan luovuttaa sekä miten voit vaikuttaa
henkilötietojesi käsittelyyn. Tietosuojaseloste antaa tietoa myös velvoitteista, joita noudatetaan henkilötietojen käsittelyssä.
Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan Rekisterinpitäjän ja vuokralaisen välisen vuokrasopimuksen yhteydessä sekä siihen liittyvien palveluiden toimittamiseen ja palveluiden yhteydessä tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn. Rekisterinpitäjä noudattaa henkilötietojen käsittelyssä tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojalainsäädännöllä tarkoitetaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä, kuten Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) (”tietosuoja-asetus”), kansallista tietosuojalakia (5.12.2018/1050) sekä valvontaviranomaisen ohjeistuksia ja määräyksiä. Niitä tietosuojaan liittyviä termejä, joita ei ole määritelty tässä tietosuojaselosteessa, tulkitaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
2 REKISTERIN NIMI
Kiinteistö Oy Helsingin Iso Pajan vuokratila- ja kulunvalvontarekisteri.
3 YHTEYSTIEDOT REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Mari Mannila mari.mannila@trevian.fi
4 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisterissä käsitellään Rekisterinpitäjän vuokralaisen työntekijöiden ja muun henkilöstön sekä vuokralaisen vierailijoiden henkilötietoja.
- Käsittelyn kohteena ovat seuraavat henkilötiedot:
- kulunvalvontajärjestelmän antama henkilönumero
- etu- ja sukunimi
- henkilön yksikkö
- työsuhteen alkamis- ja päättymispäivä
- kulkutunnisteen numero
- kameravalvonnasta saatava videokuva
- kulunvalvonta- ja lukitusjärjestelmien lokitiedot
5 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTEET
- Rekisterinpitäjä tai sen valtuuttama (Rekisterinpitäjän lukuun toimiva) yhteistyökumppani käyttää rekisterin henkilötietoja
tietosuojalainsäädännön mukaisesti seuraaviin tarkoituksiin:
kulunvalvonnan suorittamiseen kiinteistön yleisissä tiloissa - kulkutunnisteiden ylläpitoon vuokralaisen työntekijöiden ja muun
henkilöstön sekä vierailijoiden osalta - kulkualueiden ryhmien luomiseen
- avaintenhallintaan
- kameravalvontaan kiinteistössä
- aulapalvelun ja siihen sisältyvien tehtävien tarjoamiseen
kiinteistön ja vuokralaisten turvallisuuteen liittyviin tehtäviin sekätapahtumien todentamiseen ja vahvistamiseen - vierailijoiden vastaanottamiseen ja vieraspysäköintien
kirjaamiseen (Q-park) - lähetysten ja postin vastaanottamiseen sekä niistä ilmoittamiseen
vastaanottajalle - neuvotteluhuoneiden avaamiseen (Unison)
- ILOQ-avaintenhallintaan (avainten luominen, kulkualueiden
määrittäminen, avainten luovuttaminen ja palauttaminen,
tyhjennykset) - löytötavaroiden säilyttäminen
- taksien tilaaminen
- huoltopyyntöjen vastaanottaminen ja käsitteleminen
- avainten luovuttaminen huoltofirmoille (RTK, Caverion, Stanley,
Schindler, 4Business)
Rekisterinpitäjällä on oikeus käsitellä henkilötietoja seuraavin perustein:
- Sopimuksen perusteella: Rekisterinpitäjä käsittelee vuokralaisen
henkilöstön henkilötietoja vuokralaisen ja sen työntekijöiden
välisten työsopimusten nojalla. - Suostumus: Rekisterinpitäjä käsittelee vierailijoiden osalta
henkilötietoja vierailijoiden suostumuksella. - Oikeutettu etu: Rekisterinpitäjä käsittelee kiinteistön asiattomien
vierailijoiden ja kävijöiden henkilötietoja rikosten ehkäisemiseksi.
6 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Tiedot luovutetaan vuokralaisen toimesta vuokralaisen rekisteristä. Rekisterinpitäjä toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä tämän tietosuojaselosteen mukaisesti luovutettujen tietojen osalta, jotka se kerää omaan rekisteriinsä, ja vuokralainen toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä luovutettavien henkilötietojen ja oman rekisterinsä osalta. Vuokralainen on velvollinen huolehtimaan henkilötietojen luovuttamisen ilmoittamisesta henkilöstölleen. Vuokralainen vastaa myös siitä, että sillä on soveltuvan lainsäädännön mukainen asianmukainen oikeus ja peruste luovuttaa henkilötietoja Rekisterinpitäjälle. Kameravalvonnan osalta kuva-aineisto tallentuu kameravalvontajärjestelmän kautta. Kulunvalvonta- ja lukitusjärjestelmien lokitiedot tallentuvat järjestelmiin käytön mukaan.
7 TIETOJEN KÄSITTELIJÄT JA MUUT VASTAANOTTAJAT
Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta ulkopuolisille, pois lukien Rekisterinpitäjän alihankkijalle (Avarn Security Oy), joka suorittaa aulapalvelua Rekisterinpitäjän puolesta, ja käsittelee henkilötietoja Rekisterinpitäjän lukuun. Henkilötietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä tavalla, sovellettavan ja voimassa olevan lainsäädännön nojalla.
8 TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMISEN PERIAATTEET
Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun Rekisterinpitäjä hyödyntää tietoja kohdassa viisi kuvattuihin tarkoituksiin. Rekisteriin tallennetut henkilötiedot poistetaan, kun niiden käsittelylle ei ole enää laillista perustetta. Henkilötiedot säilytetään enintään kolmen (3) kuukauden ajan vuokrasopimuksen päättymisestä tai kunnes vuokralainen tai rekisteröity pyytää tiedon poistamista. Henkilötietoja voidaan joutua säilyttämään myös tätä kauemmin, mikäli sovellettava lainsäädäntö tai Rekisterinpitäjää sitovat sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
10 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Tietoihin on käyttöoikeus vain Rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, joiden työtehtävien suorittaminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Rekisteritiedot on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Mahdolliselta henkilöstöltä ja yhteistyökumppaneilta edellytetään
sitoutumista rekisterin henkilötietojen salassapitoon.
11 REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet. Huomioithan, että oikeuksien tarkempi soveltaminen kussakin yksittäistilanteessa riippuu henkilötietojen käsittelytarkoituksesta sekä – tilanteesta. Rekisteröidyn tulee lähettää oikeuksiaan koskevat pyynnöt sähköpostitse osoitteeseen: aulapalvelu@isopaja.fi Pääsääntöisesti Rekisterinpitäjä ei peri pyynnön käsittelystä maksua rekisteröidyltä. Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat kuitenkin ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, kuten esimerkiksi jos niitä esitetään toistuvasti, Rekisterinpitäjä voi periä rekisteröidyltä pyynnön käsittelystä aiheutuviin hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.
11.1 Oikeus saada pääsy henkilötietoihin ja saada jäljennös henkilötiedoista
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja, sekä tietosuojalainsäädännössä määritellyt tiedot henkilötietojen käsittelystä. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.
11.2 Oikeus tietojen tarkastamiseen ja oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan henkilötiedon korjaamista.
11.3 Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että: henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsitellään; henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
11.4 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tarkoittaa sitä, että rajoituksen kohteena olevia henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä vain: rekisteröidyn suostumuksella oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi toisen luonnollisen tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tärkeää unionin tai jäsenvaltion yleistä etua koskevista syistä Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että Rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, että Rekisterinpitäjä varmistaa tietojen paikkansapitävyyden; käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
11.5 Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Rekisteröidyn henkilötiedot voidaan kuitenkin säilyttää, mikäli Rekisterinpitäjään kohdistuvan, lainsäädäntöön perustuvan velvoitteen noudattaminen edellyttää henkilötietojen säilyttämistä.
11.6 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut Rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.
11.7 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
12 MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN
Palveluiden muuttumisen sekä vuokratilojen kehittämisen vuoksi tätä tietosuojaselostetta voidaan joutua muuttamaan sekä päivittämään. Muutokset voivat perustua myös sovellettavan lainsäädännön muuttumiseen. Uusin versio tietosuojaselosteesta toimitetaan aina selosteen päivittämisen tai muuttamisen jälkeen, taikka pyydettäessä.
